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Voraussetzungen schaffen

Verarbeitung personenbezogener Schülerdaten auf dem heimischen Computer

von Jost Baum

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Worum es geht

In der Schule fallen im Rahmen der Aufgabenerfüllung vielfältige personenbezogene Daten von Eltern, Schülern und Lehrern an, z. B. die Namen der Schüler, Kontaktdaten der Eltern, Adressen der Lehrkräfte, Zeugnisse und dgl. Diese Daten können an der Schule z. B. mittels eines Schulverwaltungs-, Stundenplan-, Vertretungsplan- und Zeugnisprogramms sowie einer E-Learningplattform

oder Programmen zur Kompetenzanalyse verarbeitet werden. Dabei sind besondere Vorschriften zu beachten, die in den Landesdatenschutzgesetzen und den entsprechenden Ausführungsregelungen festgehalten sind. Nun tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) hinzu, die seit 25. Mai 2018 verbindlich anzuwenden ist.

Was müssen Sie bei der Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten beachten?

1. Was sind personenbezogene Daten?

Im Rahmen der Aufgabenerfüllung von Schule werden personenbezogene Daten von Eltern, Schülern und Lehrern in vielfältiger Weise genutzt und verarbeitet. Für die Erziehungsberechtigten und deren Kindern wären dies zum Beispiel: Namen, Vornamen, Titel, Geschlecht, Adressen und Staatsangehörigkeit oder Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, Faxnummer, Email) sowie die Unterschrift der Erziehungsberechtigten. Bei den Schülern kommen Daten zur Leistung
(u. a. Noten, Zeugnisse, Bescheinigungen, das Abschneiden bei Kompetenzanalysen), Verhaltensdaten (Rügen, Tadel, Fehlzeiten etc.) sowie die Zuordnung in die verschiedenen Lerngruppen hinzu. Bei den Lehrkräften werden Daten zum Werdegang, den unterrichteten Fächern, Teilnahme an Fortbildungen, Stundenumfang, Stundenermäßigung aufgrund des Alters oder dem Grad der Behinderung, Fehlstunden aufgrund von Krankheiten, Abmahnungen, Beförderungen, besonderen Kenntnissen etc. erfasst.

Laut Artikel 5 der neuen EU-GD-GVO gilt:

Personenbezogene Daten müssen

a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden ("Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz")

b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden

c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein ("Datenminimierung")

d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden ("Richtigkeit")

e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet.

Verantwortlich für die Einhaltung ist die datenverarbeitende Stelle, sprich die Schulleitung. Der Verantwortliche ist für die Einhaltung aller in Artikel 5 aufgeführten Maßnahmen verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können.

2. Die Übermittlung personenbezogener Daten

(Fern)mündliche Übermittlung

Eine Übermittlung (Weitergabe von Schülerdaten (fern)mündlich, per Mail, Fax oder schriftlich) an Privatpersonen (Vereine, Kirche) oder Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs, bedarf grundsätzlich einer Einwilligung der Erziehungsberechtigten der Schüler, die unter sechzehn Jahre alt sind. Die Erziehungsberechtigten der betreffenden Schülerinnen und Schüler sind vor einer Datenübermittlung zur Durchführung von außerunterrichtlichen und unterrichtlichen Veranstaltungen zu informieren.

Übermittlung an Schüler-/Elternvertretungen

Eine Datenübermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten an die Eltern-/Schülervertretung, ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Veröffentlichung in Publikationen der Schule …

Bedarf es für die Verarbeitung von Schülerdaten einer Einwilligung wie bei der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern in Publikationen der Schule, in öffentlich- und privatrechtlichen Medien, z. B. Zeitungen oder auf der Homepage der Schule (Internet/Intranet), kann diese nur nach Vollendung des 16. Lebensjahres vom Schüler selbst eingeholt werden. Hierzu bedarf es der schriftlichen Form.

Vor der Veröffentlichung von Fotos, Filmen und anderen digitalen Medien im Internet/Intranet oder in Printmedien, auf denen Schülerinnen und Schüler abgebildet sind, die noch keine sechzehn Jahre alt sind, ist zum Schutz der Persönlichkeitsrechte nicht nur eine schriftliche oder elektronische Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, sondern nach Vollendung des 14. Lebensjahres auch zusätzlich von den betroffenen Schülerinnen und Schülern. Dies gilt auch, wenn Fotos, Filme und andere digitale Medien, auf denen minderjährige Schülerinnen und Schüler abgebildet sind, an andere Personen weitergegeben oder ausgetauscht werden sollen. Einer solchen Einwilligung bedarf es nur dann nicht, wenn die Übermittlung (z. B. an Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienste im Katastrophenfall) für die Abwehr einer Gefahr für Leib und Leben erforderlich ist.