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Schulorganisation professionell

Konferenzen produktiv gestalten

von Maja Dammann

Dieser Fachbeitrag ist Teil des Themenspecials Neu in der Schulleitung

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Worum es geht

Mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Konferenzen für sich, Ihr Kollegium, alle anderen an Schule Beteiligten können Sie viel erreichen – und fast noch mehr verderben. Denn mitunter sind Vorerfahrungen der Kollegen mit diesen Gremien so schlecht, dass Sie bei Ihren ersten Konferenzen positiv überraschen müssen, um Konferenzen für die Schulentwicklung produktiv werden zu lassen. Hier ist der Organisator in Ihnen ebenso gefragt wie der gute Moderator, vor allem aber der Schulleiter mit Fingerspitzengefühl, der vor den Konferenzen gut auf die Erwartungen der Kollegen hören und dann in kritischen Phasen beherzt eingreifen kann. Wesentliche Punkte der Planung, viele Tipps für die Durchführung und für das Umschiffen der häufigsten Fehler finden Sie im Folgenden.

1. Lehrerkonferenzen

Die Kompetenzen von Lehrerkonferenzen sind in den Bundesländern unterschiedlich zugeschnitten. Informieren Sie sich daher über den schulrechtlichen Status der Lehrerkonferenz in Ihrem Bundesland – ist sie das höchste schulische Beschlussorgan oder gibt es eine noch höherrangige Instanz, z. B. die Schulkonferenz? Welche Befugnisse hat die Lehrerkonferenz?

1.1 Die Lehrerkonferenz

Gradmesser der Leitungskompetenz. Wie auch immer der schulrechtliche Status sein möge – immer hat die Lehrerkonferenz eine hohe Bedeutung als Ort, an dem sich das Kollegium als Gemeinschaft zusammenfindet. Die Planung und Durchführung der Lehrerkonferenz durch die Schulleitung sind für viele Kollegen ein wichtiger Gradmesser für die Kompetenz der Leitung. Die von der Leitung gewählten Umgangsformen, die persönliche Haltung Personen und Themen gegenüber, die möglicherweise gewählten Konferenzrituale können stilbildend auf das Kollegium wirken.

Checkliste: Planung einer Lehrerkonferenz

1.2 Gute Planung und straffe Moderation gegen Konferenzfrust

Eine Lehrerkonferenz kostet immens viel Arbeitszeit – deswegen sollten Sie alles vermeiden, was die Arbeitszeit der Kollegen unnötig verschwendet. Dazu einige Tipps:

Langfristige Terminplanung. Planen Sie die Termine der Lehrerkonferenzen sehr langfristig. Am besten legen Sie die Termine in einem Jahresterminplan fest. Damit ist nicht ausgeschlossen, dass noch eine kurzfristige Konferenz wegen aktueller Fragen im Laufe eines Schuljahres eingeschoben werden kann. Aber wenn Sie sich gemeinsam auf eine langfristige Planung festlegen, bringen Sie sich und die Kollegen nicht unnötig in Zeitdruck bei der Vorbereitung. Ein längerer Vorlauf ist auch deshalb unabdingbar, weil Sie bei vielen Fragen unterschiedliche schulische Gremien befassen müssen. Das verlangt Abstimmung. Schließlich helfen Sie mit langfristiger Planung allen Kollegen, die dann andere Konferenzen, Gespräche, aber auch Kinderbetreuung zuverlässig planen können.

Tagesordnung und Anträge: 1 Woche vorher. Sorgen Sie dafür, dass die Tagesordnung und mögliche Anträge spätestens eine Woche vor der Konferenz komplett vorliegen – als Papier in den Postfächern oder als Mail mit Anhang –, und zwar für alle Kollegen, damit diese sich gut vorbereiten können. Eine noch großzügigere Planung, also zwei bis drei Wochen vorher, erleichtert informelle kollegiale Gespräche über die Themen und Anträge der nächsten Lehrerkonferenz. Je mehr Gelegenheit zum frühen informellen Austausch für die Kollegen besteht, desto kürzer und effektiver wird die Lehrerkonferenz.

Schriftliche Mitteilungen. Führen Sie, falls es diese noch nicht gibt, schriftliche Mitteilungen der Schulleitung ein, um damit die Lehrerkonferenz zu entlasten. Es ist absolut unsinnig, kostbare Konferenzzeit nur zur pragmatischen Information zu nutzen. Gewöhnen Sie die Kollegen lieber daran, dass sie interessante Informationen regelmäßig in ihrem (digitalen) Postfach finden. Auf der Lehrerkonferenz gibt es dann höchstens noch Nachfragen dazu. (Vgl. dazu Beitrag „Informationen kompetent bearbeiten“.)

Straffe Leitung. Trauen Sie sich, während der Konferenz gegen Redundanzen anzugehen, indem Sie humorvoll, aber deutlich durch Ihre Konferenzleitung Wiederholungen in den Beiträgen benennen und zu unterbinden versuchen, nach dem Motto: Es ist schon alles gesagt, aber noch nicht von jedem! Achten Sie dabei aber darauf, dass diese Zurechtweisung eine Leichtigkeit behält und nicht als öffentliches Abkanzeln ankommt. Eine entsprechend freundlich zugewandte Mimik und Gestik, kombiniert mit inhaltlich deutlicher Ansprache, reicht hier schon häufig.

Keine Schnellschüsse. Helfen Sie mit, Schnellschüsse zu vermeiden. Darunter verstehe ich spontan auf die Tagesordnung gesetzte Themen, die sich häufig als Zeitfresser erweisen. Dieses neue Thema überrascht die meisten Kollegen, sie haben bisher darüber nicht strukturiert nachgedacht und Sie als Leitung hatten keine Möglichkeit, eine sinnvolle Konferenzmoderation dazu zu überlegen. Und schon nimmt das Unheil seinen Lauf, in Form einer unstrukturierten und deswegen oft ebenso end- wie fruchtlosen Debatte, die am Ende alle frustriert zurücklässt, nach dem Motto: Schön, dass wir mal darüber geredet haben!