Mein Arbeitsplatz

Die Schulorganisation professionell in den Griff bekommen

Informationen kompetent bearbeiten

von Maja Dammann

Dieser Fachbeitrag ist Teil des Themenspecials Neu in der Schulleitung

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Worum es geht

Das verlässliche Zusammentragen und gezielte Weitergeben von Informationen wird Ihnen Ihre Tätigkeit an der (neuen) Schule sehr erleichtern. Je mehr Sie zu Anfang über Strukturen nachdenken und Verfahrensweisen vereinbaren, desto größer wird schon schnell der Entlastungseffekt sein.

1. Grundsätze der Informationspolitik in der Schule

Informationsweitergabe delegieren. Es gilt das Prinzip: Sie sollten möglichst viele Vorgänge der Informationsweitergabe delegieren und automatisieren. Viele Eingänge können automatisch vom Büro bearbeitet werden, z. B. alle behördlichen Schreiben, die sich an das Kollegium wenden. Sie bekommen nur eine Kopie in Ihren Posteingangskorb oder eine per cc weitergeleitete E-Mail.

Transparenz für alle Beteiligten. Die Formen Ihrer Informationspolitik werden sich erheblich unterscheiden, je nachdem, wie groß die von Ihnen geleitete Schule ist. Eines sollte Sie aber immer als Prinzip leiten: Informieren Sie so schnell und gründlich wie möglich; machen Sie die Vorgänge an Ihrer Schule für alle Beteiligten transparent! Wenn Sie dies beherzigen, werden Sie viel Zeit sparen und erheblich zu einer Kultur des Vertrauens an Ihrer Schule beitragen.

Nicht rechtzeitig oder nicht vollständig übermittelte/weitergereichte Informationen erweisen sich immer wieder als Sand im Getriebe. Sie beschneiden damit Kollegen, Eltern oder Schüler in ihren Einfluss- oder Mitgestaltungsmöglichkeiten. Nicht selten wird außerdem eine Absicht, eine Unterschlagung von Informationen unterstellt – und die daraus entstehenden zwischenmenschlichen Verwerfungen müssen Sie mühsam bereinigen.

Beispiel

Kritik in der Elternratssitzung

Auf einer Elternratssitzung eines Gymnasiums üben mehrere Eltern heftige Kritik an der Programmplanung für den bevorstehenden Englandaustausch. Sie finden, dass den Schülern zu viel Freiraum gewährt wird. Der Schulleiter verhält sich völlig korrekt, fragt nach, ob die Eltern dem verantwortlichen Kollegen selbst die Kritik schon rückgemeldet hätten. Die Eltern verneinen, der Schulleiter verweist sie auf diesen Weg. Er selbst beurteilt die Vorwürfe als eher unberechtigt, er hat den Eindruck, dass hier überfürsorgliche Eltern ihre Kinder nicht loslassen können. Die nächsten Tage sind hektisch, der Schulleiter vergisst, dem betroffenen Kollegen rückzumelden, was sich auf der Elternratssitzung ereignet hat und wie er als Schulleiter reagiert hat. Eine Woche später kommt der betroffene Kollege mit bitterböser Miene zum Schulleiter und sagt: „Das hätte ich nicht gedacht, dass Sie so hinter meinem Rücken mit Eltern paktieren und meine Arbeit für den Englandaustausch torpedieren. Mein Vertrauen in eine Zusammenarbeit an dieser Schule ist erschüttert. Ich lege meine Verantwortung für den Schüleraustausch mit sofortiger Wirkung nieder!“ Nach mühsamer und zeitaufwendiger Rekonstruktion der Abläufe über zwei Tage hin schält sich als Kern heraus, dass die kritischen Eltern den betreffenden Kollegen tatsächlich angerufen haben und dabei, vermutlich eher unbewusst, um sich quasi zusätzlich Autorität zu verschaffen, auch erwähnten, dass sie ihre Kritik auch schon dem Schulleiter vorgetragen hätten. Das ließ bei dem Kollegen die Phantasie eines Komplottes entstehen – mit den oben geschilderten Konsequenzen.

Hätte der Schulleiter dem Kollegen am Tag nach der Elternratssitzung kurz den Ablauf geschildert und damit seine eigene Position verdeutlicht und andererseits auch den Kollegen auf den Anruf vorbereitet, womöglich kurz noch mit ihm beraten, wie er sich verhalten solle – dann hätte es die geschilderten Friktionen nicht gegeben.

Personalia sind tabu. Der Grundsatz der Offenheit und Öffentlichkeit findet natürlich dort eine Grenze, wo die persönlichen Belange Einzelner betroffen sind. Sie können als Schulleiter gar nicht sorgfältig genug mit Informa-tionen umgehen, die Sie über Personen an Ihrer Schule erfragen/erhalten – manchmal auch zugespielt bekommen. Personalia, so interessant und herausfordernd sie auch im Einzelnen sein mögen, sind absolut tabu. In dieser Hinsicht ist es auch von essenzieller Bedeutung, dass Sie sich auf die Verschwiegenheit Ihres Leitungsgremiums verlassen können. Wenn Sie hier schlechte Erfahrungen machen, dann müssen Sie leider die Konsequenz ziehen, delikate Informationen in diesem Gremium nicht mehr zu veröffentlichen.

Beispiel

Hinweis auf Alkoholkonsum – vorsicht!

An einer Sonderschule wird einer Schulleiterin von Eltern der Hinweis gegeben, der Kollege R rieche morgens nach Alkohol. Die Schulleiterin hat das selbst noch nicht beobachtet und ist unsicher. Sie entscheidet sich, die Teamkollegin des Kollegen R zu fragen, bevor sie etwas unternimmt. Die Teamkollegin erzählt am gleichen Tag dem Kollegen R und anderen Kollegen von diesem Gespräch mit der Schulleiterin. Die Schulleiterin ist am nächsten Tag von einer Phalanx von Kollegen konfrontiert, die um ein Gespräch bitten und ihr vorhalten, unverantwortlich mit dem betroffenen Kollegen umzugehen, ungeheure Verdachtsmomente über ihn in die Welt zu setzen etc. Der Kollege selbst hat noch am Tage zuvor den Personalrat eingeschaltet und den Vorwurf des Mobbing erhoben – nicht der evtl. berechtigte Verdacht auf Alkoholsucht ist in den kommenden Wochen Thema, sondern das Verhalten der Schulleitung und der Mobbing-Vorwurf gegen sie.