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Informationen und Anforderungen in den Griff bekommen

Die Winston-Technik

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Worum es geht

Bei der Winston-Technik (Winston 2002), die dem folgenden Verfahren zu Grunde liegt, geht es darum, die Anzahl der Möglichkeiten, mit einem Vorgang umzugehen (Schriftstück, Notiz, Zeitschrift, Werbung usw.), auf vier zu begrenzen.

Papiere können Sie

  • wegwerfen,
  • mit ihnen verbundene Aufgaben delegieren,
  • diese bearbeiten oder
  • sie ablegen

1. Kategorie 1: Wegwerfen

Diese Kategorie steht bewusst an erster Stelle.

Papierkorb als wichtigster Helfer

Machen Sie Ihren Papierkorb zu Ihrem wichtigsten Helfer im Kampf gegen das Schreibtischchaos. Nutzen Sie ihn ohne Zaudern und Zögern und entsorgen Sie alles,

  • was Sie im Zweifel problemlos ersetzen/wiederherstellen können (z. B. nicht ausdrücklich von Ihnen angeforderte Zeitschriften, Kataloge, Werbung u. Ä.),
  • was wenig interessant erscheint oder ohne Wert für Sie ist (z. B. Einladungen zu außerschulischen Veranstaltungen kultureller, politischer oder gesellschaftlicher Art, Fortbildungsveranstaltungen ohne Bezug zu Ihrer Funktion oder zu Ihren Fächern oder für die Arbeit und/oder Weiterbildung Ihres Kollegiums),
  • was lediglich zu Ihrer Kenntnisnahme (ohne besonderen schulischen Bezug) eingegangen ist (Zeitungs- oder Zeitschriftenartikel usw.).

Ein zweiter Papierkorb für den Wegwerf-Lernprozess

Ein zweiter Papierkorb kann helfen, Ihre Wegwerfhemmung zu überwinden. Diesen bestücken Sie ein- oder zweimal im Monat mit Schriftgut, bei dem Sie im ersten Zugriff noch Skrupel hatten.

Aber achten Sie darauf, dass Sie ihn nach 2 bis 3 Monaten wieder abschaffen.

2. Kategorie 2: Delegieren

Es wird davon ausgegangen, dass die Thematik „Delegation“ an Ihrer Schule für Lehrkräfte, sonstige Mitarbeiter und natürlich für Sie selbst grundsätzlich bekannt ist und praktiziert wird. Wäre dies nicht der Fall, könnte eine Handhabung, die erkennbar in erster Linie zum Zwecke Ihrer eigenen Arbeitsentlastung erfolge, zu Missverständnissen und Schwierigkeiten führen und eine Delegation desavouieren.

Ziel und Zweck des Delegierens bestimmen

Wenn Sie Schriftgut oder Aufgaben delegieren wollen, sollte vorab unterschieden werden, ob diese zuständigkeitshalber an Mitarbeiter zu geben sind oder ob es sich um an Sie gerichtete Sachverhalte handelt, die Sie aus Gründen gezielter Personalentwicklung und/oder Arbeitsentlastung, die Sie ggf. offenlegen sollten, übertragen wollen.

In beiden letztgenannten Fällen stellen Sie sich die Frage: Was kann eine Lehrkraft oder ein sonstiger Mitarbeiter genauso gut oder besser (ggf. auch kostengünstiger) bearbeiten und was kann er ggf. dabei lernen?

Praktisch können Sie wie folgt vorgehen:

  • Bei bereits eingeführter Zuständigkeit:
  • Schreiben Sie das Namenskürzel der Person an den Rand oder kleben Sie ein Post-it mit dem entsprechenden Namen auf das Schriftgut („Transport“ entsprechend der üblichen Praxis).
  • Bei zu delegierenden Aufgaben Ihrer eigenen Zuständigkeit:
  • Fertigen Sie z. B. eine Kopie, notieren auf dem Original und der Kopie Hinweise für den Kollegen, Termin(-vorschlag) für die Erledigung, ggf. auch Zwischentermin); auf Ihrer Kopie u. U. für Sie selbst in diesem Zusammenhang noch zu erledigende Arbeiten.

Falls Sie bezüglich der Überprüfung der Ergebnisse der delegierten Aufträge noch nicht über ein eingeführtes System verfügen: Legen Sie z. B. einen nach den Terminen für die Rückmeldung strukturierten Delegationsordner für sämtliche Delegationssachverhalte an oder legen Sie Delegationsmappen für die jeweilige Lehrkraft an und ordnen sie in eine kalendarische Hängeregistratur ein.

Eine trotz aller elektronischen Lösungen praktische Möglichkeit ist eine im Schreibtisch untergebrachte oder frei aufgestellte Hängeregistratur mit

tipp

  • 31 (1. – 31.) Hängetaschen für den aktuellen Monat und 12 Hängetaschen oder Sammlern (Januar bis Dezember) für die einzelnen Monate.

Die Taschen nehmen die für das jeweilige Datum geplanten Aufgaben in Form von „Einstellmappen“ oder losen Papieren auf.

Delegationspraxis hinterfagen

Falls Sie doch noch einmal Ihre Delegationspraxis überlegen möchten, was von Zeit zu Zeit ratsam ist, hilft Ihnen der „6 W-Fahrplan“. Er fasst die einzelnen Delegationsphasen zusammen: