Mein Arbeitsplatz

Ihren Schreibtisch, das Sekretariat und sich selbst organisieren

Das Mengenproblem von Informationen und Anforderungen in den Griff bekommen

von Dr. Herbert Buchen

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Worum es geht

Wer kennt das nicht: Information über Information strömen auf einen ein. Manchmal scheint man der Flut nicht mehr Herr zu werden. Daneben trifft eine E-Mail nach der anderen ein, dazu noch Telefonate und Schreiben, die der Postbote bringt.

Es stell sich die Frage, wie Sie als Schulleiter damit umgehen. Mit einigen wenigen sehr einfachen Regeln können Sie lernen, das Mengenproblem des täglichen Papier- und Informationseingangs in Ihrem Büro- und Verwaltungsalltag ökonomischer zu gestalten und damit notwendige Voraussetzungen für eine effiziente und effektive Büro- und Verwaltungsorganisation zu schaffen.

1. Schreibtisch aufräumen – heute mache ich es wirklich

Bevor wir zur Schilderung einzelner hilfreicher Regeln zum Umgang mit den sich immer rasch anhäufenden Informationen und Anforderungen an Sie als Schulleiter kommen, eine kurze Situationsbeschreibung als Beispiel.

beispiel

Flut an Papieren, E-Mails, Informationen und Anforderungen

Sie sind Schulleiter einer vierzügigen Sekundarschule. Zweimal schon haben Sie den Termin „Schreibtisch aufräumen“ – in Ihrem Kalender unübersehbar rot markiert und – mit fadenscheinigen Begründungen – verschoben.

Heute stellen Sie sich. Die drei Papiertürme, die zusätzlich auf Ihrem Schreibtisch ausgebreiteten Papiere und die beeindruckende Anzahl nicht gelesener und bearbeiteter E-Mails sollen heute abgearbeitet werden. Entschlossen ziehen Sie den ersten Stoß Papier heran, fahren Ihren PC hoch und greifen nach dem ersten Papierausdruck einer Mail.

Stopp!

Die E-Mails schauen Sie erst gar nicht genauer an. Zum Umgang mit ihnen später.

Zuerst zu den anderen Papieren:

Oben auf dem ersten Stapel liegt eine Notiz. Die erste Idee, sie gleich zu bearbeiten, verwerfen Sie. Wahrscheinlich gibt es wichtigere oder vordringlichere Aufgaben?

Also: Erst einmal vorsortieren und alle Notizen sammeln, dann eventuell interessante Zeitschriftenartikel mit Material für eine der nächsten pädagogischen Konferenzen, weitere zu Themen des einen oder anderen Fachbereichs, ein Brief mit Urlaubsantrag eines Schülers wegen Teilnahme an einer Familienfeier, der halb fertige Entwurf für das Jahresgespräch mit Kollegen M., die Einladung zur Jubiläumsfeier einer Nachbarschule, mehrere Protokolle von Fachkonferenzen, Klassenarbeiten aus mehreren Klassen, die Einladung zur Schulleiterdienstbesprechung mit Anforderung verschiedener statistischer Daten; Notizen zu einem Projektentwurf, für den es noch keinen eigenen Ordner gibt – einen anlegen oder abwarten? Vielleicht wird aus dem Projekt ja nichts; die Erinnerung des Schulverwaltungsamtes an die Vorlage der Haushaltsplanung für das nächste Jahr usw.

Wo soll man da am besten anfangen?

2. Entscheiden Sie schnell im Kleinen

Es geht Ihnen wie vielen anderen in Führungspositionen. Mit wirklich schwierigen Sachverhalten, pädagogischen Grundsatzfragen, Konflikten zwischen Lehrkräften, Problemen mit Eltern, Schülern oder auch mit Ihrem Schulträger gehen Sie zielstrebig und professionell um, entscheiden ohne Hast und zügig. Der Umgang mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts, oft der sogenannte Kleckerkram, belastet Sie dauerhaft, macht unzufrieden und nährt ein Gefühl von Unzulänglichkeit und Überlastung.

Deshalb nehmen Sie die beiden folgenden Aufforderungen einfach erst einmal zur Kenntnis, hinterfragen sie nicht und lassen sich auf sie ein.

  • Nicht-Entscheidungen lösen nichts, sie vertagen sie lediglich und vervielfachen sie.
  • Orientieren Sie sich an der „Winston-Technik“: Einfach und schnell Papierstapel abräumen.

Aus der Tatsache, dass sich zahlreiche Autoren/Fachleute mit dieser Thematik befassen, sehen Sie, dass es ein weit verbreitetes Problem ist.

Die Winston-Technik

Bei der Winston-Technik (Winston 2002), die dem folgenden Verfahren zu Grunde liegt, geht es darum, die Anzahl der Möglichkeiten, mit einem Vorgang umzugehen (Schriftstück, Notiz, Zeitschrift, Werbung usw.), auf vier zu begrenzen.

Machen Sie sich klar: Irgendwann müssen Sie jeden einzelnen Vorgang entscheiden. Und die wirksamste Lösung ist, dies sofort zu tun.

Papiere können Sie

  • wegwerfen,
  • mit ihnen verbundene Aufgaben delegieren,
  • diese bearbeiten oder
  • sie ablegen